Singaraja- Universitas Pendidikan Ganesha mengoptimalkan penerapan e-Office dan Tanda Tangan Elektronik (TTE). Hal ini sebagai upaya untuk mewujudkan pelayanan yang semakin efektif dan efesien.
Optimalisasi penerapan e-Office dan TTE ini disampaikan kepada staf administrasi yang menangani persuratan di lingkungan Undiksha melalui Focus Group Discussion (FGD) yang digelar oleh UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Undiksha di Hotel Bali Taman, Buleleng, Rabu (23/11/2022).
Pada kesempatan ini, Kepala UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Undiksha, I Ketut Resika Artana, S.T., M.Kom., menjelaskan e-Office dan TTE oleh Undiksha mulai digagas pada tahun 2019. Sebagai sistem baru, penerapannya masih perlu dioptimalkan. “Jadi dengan e-Office ini untuk distribusi dokumen, persuratan itu akan lebih efektif dan efisien, lebih cepat karena bisa di distribusikan secara digital,” jelasnya.
Sementara itu untuk penggunaan TTE, menurut dosen asal Desa Ringdikit, Seririt, Buleleng ini, dokumen-dokumen elektronik yang disebarkan akan memiliki keamanan yang lebih tinggi, tingkat keaslian atau originalitasnya bisa dipertanggungjawabkan, dokumen tidak dapat dirubah saat didistribusikan, dan tidak terjadi sangkalan. “Jadi ketika kita menerima dokumen itu pengirim tidak akan pernah menyangkal pernah mengirim dokumen itu. Karena semua itu sudah disertifikasi secara elektronik dan sudah di verifikasi oleh Balai Sertifikasi Elektronik Badan Siber Negara,” katanya.
Ia berharap melalui FGD ini, pemahaman staf terkait penerapan e-Office dan TTE dapat semakin optimal dan berdampak pada pelayanan Undiksha semakin baik dan semakin berkualitas.
FGD ini dibuka oleh Kepala Biro Umum dan Keuangan Undiksha, Ni Luh Wayan Yasmiati, S.H.,M.Pd. Ia yang mewakili Rektor menyampaikan dengan tuntutan teknologi informasi menjadi keharusan bagi Undiksha untuk melakukan inovasi pelayanan, termasuk bidang administrasi.
“Jadi mau tidak mau, suka tidak suka kita harus mau mengikuti. Kalau tidak kita akan jauh ketinggalan dan suatu ancaman bagi kita jika tidak menguasai teknologi informasi,” ucapnya.
Secara khusus untuk penerapan e-Office dan TTE, Undiksha sudah mempersiapkan sarana prasarana yang memadai. “Pimpinan sudah mendukung dengan menyediakan anggarannya, sarana prasarana, maupun SDM-nya juga,” katanya.
Pasca FGD ini, UPT TIK diharapkan dapat melakukan pendampingan secara berkelanjutan kepada staf pegawai terkait sehingga penerapan e-Office dan TTE dapat berjalan dengan baik dan sesuai harapan. “Setelah adanya launcing TTE dan e-Office, UPT TIK selama enam bulan ke depan harus memberi pendampingan, baik kepada operator, sekertaris, harus dipantau, diawasi secara terus menerus agar bisa menggunakannya dengan baik,” pungkasnya.
Pada FGD kali ini, juga diisi materi oleh narasumber dari Dinas Kominfo Sandi Buleleng, Komang Ery Marta Pariata, S.T. Materinya tentang Studi Kasus TTE di Pemerintah Kabupaten Buleleng. Selain itu juga ada materi dari UPT TIK Undiksha tentang teknis penerapan e-Office, TTE, dan operasional website. (hms)
