Tim arsiparis Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) terus berupaya meningkatkan kapasitas tugas dan fungsi. Salah satunya melalui penguatan pemahaman tentang Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 20 Tahun 2022 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi. Peraturan tersebut disosialisasikan pada 26 sampai 28 September 2022 di Tanggerang, Jakarta.
Ketua Tim Arsiparis Undiksha, I Made Yoga Yasa, S.T.,M.T., menjelaskan peraturan Mendikbudristek tersebut menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya serta mendinamiskan sistem kearsipan di lingkungan Kemendikbudristek yang penyelenggaraan kearsipannya secara komprehensif dan terpadu, akuntabel, efektif, dan efesien. “Tentu ini sangat penting untuk kami ketahui, bagaimana simplikasi pengaturan mengenai kearsipan di Kemendikbudristek,” katanya.
Disampaikan lebih lanjut, peraturan tersebut tentu akan disosialisasikan lebih lanjut kepada tim arsiparis Undiksha dengan harapan nantinya dapat terimplementasi dengan baik dan kualitas pengelolaan kearsipan semakin meningkat. “Selain sosialisasi ini, tentu kami akan menyampaikan lebih lanjut kepada pengelola kearsipan lainnya,” jelasnya.
Undiksha sebagai PTN yang bernaung di bawah Kemendikbudristek, sebut Yoga Yasa sudah mulai berbenah terhadap pengelolaa kearsipan. Beberapa tahapan yang sudah dilakukan, diantaranya dibentuk pengelola kearsipan di lingkungan Undiksha dan telah melakukan sosialisasi terhadap tugas dan fungsinya, telah menghitung beban kerja sesuai surat nomor 2496/E1/OT.02.01/2022 dari Dirjen Dikti Ristek dengan prihal Penyusunan Kebutuhan Jabatan Fungsional Arsiparis tertanggal 16 Mei 2022 sebagai tindak lanjut dari Surat Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Arsip Nasional Repubulik Indonesi (ANRI) Nomor B- PK.01.00/512/2022 tanggal 23 Februari 2022 yang telah mendapatkan hasil dan sudah disampaikan melalui surat Nomor 2982/UN48.5/KP/2022 tertanggal 20 Mei 2022 an. Rektor/Kepala Biro UK Undiksha dengan formasi jenjang jabatan arsiparis terampil sebanyak 52 orang, mahir 12 orang, penyelia 2 orang, ahli pertama 44 orang, ahli muda 6 orang, ahli madya 4 orang. “Ahli utama belum dibutuhkan,” jelasnya.
Hal lain yang sudah dilakukan oleh tim arsiparis Undiksha adalah telah menyusun Draf Peraturan Rektor tentang Jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Penyusutan Arsip di lingkungan Undiksha yang sampai saat ini telah dilakukan FGD sebanyak dua kali dan bersiap dibawa ke sidang Senat Undiksha. “Semoga upaya ini bisa memberikan kontribusi dalam peningkatan pengelolaan kearsipan di Undiksha ke depan,” pungkas Yoga Yasa. (hms)
