Singaraja- Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) melakukan langkah-langkah untuk mengoptimalkan pengelolaan kearsipan dan penguatan kapasitas pengelola. Salah satunya melalui supervisi dan bimbingan teknis (Bimtek) yang berlangsung, Jumat (19/7/2024).
Kegiatan ini diikuti oleh pengelola arsip di lingkungan Undiksha. Materi yang diberikan fokus pada pengelolaan arsip statis dan dinamis. Ketua Kearsipan Undiksha, I Made Yoga Yasa, S.T.,M.T menyampaikan salah satu tugas pengelola arsip adalah memastikan arsip dapat terlindungi dan terselamatkan untuk kepentingan instansi pemerintahan dan pelayanan publik serta dapat bermanfaat sebagai informasi dan alat bukti yang sah apabila arsip tersebut dibutuhkan.
Tata kelola arsip dibutuhkan untuk melestarikan nilai guna dan peruntukannya sebagai sumber informasi yang sah dalam mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan yang memainkan peran penting dalam pengembangan masyarakat dengan cara menjaga dan membantu memori individu maupun kolektif.
Yoga Yasa menyebutkan Undiksha tengah berupaya mengelola arsip yang efesien dan efektif untuk memberikan dampak positif bagi suatu unit kerja. Hal ini telah didukung dengan Peraturan Rektor Nomor 3 Tahun 2023. “Dengan adanya Peraturan Rektor tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Undiksha, maka dipandang perlu dilakukan supervisi dan bimtek kearsipan untuk menambah wawasan tentang kearsipan,” jelasnya.
Disampaikan lebih lanjut, Pusat kearsipan Undiksha selama ini sudah melakukan upaya-upaya pembinaan dalam bentuk sosialisasi, bimbingan dan pelatihan dalam menterjadikan peraturan Rektor tersebut. Hal ini terus dioptimalkan yang didukung dengan penguatan kapasitas Sumber Daya Manusia (SDM), penguatan sarana dan prasarana, maupun anggaran. “Dari hasil supervisi dan monitoring ke seluruh Unit Kerja yang ada di lingkungan Undiksha, sudah ada unit kerja yang sudah melakukan pengelolan arsip dan upayanya secara baik dan berkomitmen. Ini terus kami optimalkan sehingga pengelolaan arsip di Undiksha bisa sesuai dengan standar,” imbuhnya.
Supervisi dan Bimtek Kearsipan ini dibuka oleh Wakil Rektor Undiksha Bidang Perencanaan, Keuangan, dan Umum, Prof. Dr. I Wayan Artanayasa, S.Pd., M.Pd. Ia menyampaikan kegiatan ini sangat penting dilakukan dalam rangka mewujudkan pengelolaan kearsipan yang semakin baik. Hal lain juga ditegaskan kepada pengelola arsip dalam bekerja harus mengacu pada peraturan rektor.
Selain mendapatkan materi, peserta bimtek juga diajak mengenal praktik baik pengelolaan arsip di Fakultas Bahasa dan Seni Undiksha, mulai dari penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan dokumen atau surat secara sistematis. Pengetahuan yang didapatkan diharapkan dapat diaplikasikan di unit kerja masing-masing. (hms)
