Pengelolaan Arsip, Undiksha Dorong Berbasis Digital

Singaraja- Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) menggelar sosialisasi dan workshop kearsipan di Hotel Aneka, Lovina, Selasa (17/5/2022). Pengelolaan kearsipan didorong berbasis digital. Hal tersebut rangka menjaga keamanan dokumen dan mempermudah akses saat diperlukan. Demikian ditegaskan Kepala Biro Umum dan Keuangan Undiksha, Ni Luh Wayan Yasmiati, S.H.,M.Pd.

Dijelaskan, banyak arsip yang memiliki fungsi berlanjut, seperti Surat Keputusan Rektor, Surat Keputusan Senat, maupun surat-surat lainnya. Dokumen ini harus dikelola dengan baik. Melalui sosialisasi ini, diharapkan pemahaman pejabat arsiparis maupun staf terkait dapat semakin meningkat. “Pimpinan membutuhkan pengelolaan arsiparis itu dengan baik. Maka kegiatan ini harus dilakukan untuk memberikan pencerahan, pemahaman kepada yang menjabat sebagai arsiparis muda atau madya juga termasuk staf administrasi,” jelas Yasmiati.

Diakui, pengelolaan kearsipan di Undiksha saat ini belum sepenuhnya terpusat pada satu tempat. Selain itu, masih ada pegawai yang belum mampu mengolah arsip menjadi dokumen yang valid. Pascasosialisasi dan workshop ini, pengelolaan arsip diharapkan dapat semakin baik yang didukung kerjasama antarbagian. “Jadi pengelolaannya dengan baik, diolah dengan baik, apalagi di zaman era digitalisasi. Arsiparis harus bisa bekerjasama dengan jabatan yang lain baik dengan pranata komputer, TIK, dan lainnya,” imbuhnya.

Berdasarkan program kegiatan yang dirancang oleh tim arsiparis yang diketuai oleh I Made Yoga Yasa, S.T.,M.T., untuk tahun anggaran 2022, selain sosialisasi dan workshop, juga dilaksanakan bimbingan teknis kearsipan kepada pengelola di lingkungan Undiksha untuk semester II tahun anggaran TA 2022 yang dilanjutkan dengan audit kearsipan ke seluruh unit kerja. Hasil audit tersebut nantinya akan dilaporkan kepada pimpinan Undiksha sebagai penanggungjawab kearsipan.

Kegiatan ini menghadirkan narasumber Pejabat Fungsional Arsiparis Madya Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi, Djuwita Sari dan Rustina. Selain itu dari Arsiparis dari Pemkab Buleleng, Made Ngurah Setiawan dan Nyoman Reditya Sukawirya.

Selain terkait kearsipan, di tempat yang sama, pada Rabu (18/5/2022) Undiksha juga menggelar Workshop Penyusunan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) tahun 2022. Kegiatan ini dihadiri pejabat fungsional madya dan muda di lingkungan Undiksha. SKP menjadi hal yang wajib untuk dilaporkan oleh pegawai sebagai tolok ukur antara rencana kinerja dengan realisasi atau hasil kinerja, baik bagi perorangan maupun bagi organisasi. Acara ini menghadirkan narasumber dari Kantor Regional X Badan Kepegawaian Negara (BKN), Denpasar, Made Dinda Pradnya Pramita dan Adi Wahyu Wicaksono. Selain itu juga ada pembahasan teknis yang diisi oleh UPT TIK Undiksha. (hms)