Singaraja- Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) memaksimalkan penerapan e-Office, salah satunya dengan mengembangkan sistem persuratan. Sistem ini disosialisasikan kepada bagian terkait dan langsung di-launching oleh Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum, Perencanaan, Keuangan, dan Sumber Daya Undiksha, Prof. Dr. I Wayan Lasmawan, M.Pd, Kamis (16/3/2023). Ia didampingi oleh Kepala Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, dan Kerjasama Undiksha, Drs. I Made Yasa, M.Pd.
Sistem ini dikembangkan melalui Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPT-TIK). Kepala UPT TIK Undiksha, I Ketut Resika Arthana, S.T., M.Kom., dalam laporannya menyampaikan sistem persuratan yang dikembangkan ini diharapkan dapat mengelola dan mengorganisasi pencatatan surat masuk dan surat keluar secara terstruktur dan sistematis. Sistem persuratan ini hadir dalam dua versi, yaitu versi web dan versi aplikasi yang terdapat pada menu Aplikasi E-Ganesha mobile. “Dengan adanya versi mobile, pengguna dapat mengakses sistem persuratan dari mana saja dan kapan saja, sehingga memudahkan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi pengelolaan surat,” jelasnya.
Sementara itu, PIC Sistem Persuratan, I Nyoman Laba Jayanta, S.Pd.,M.Pd., menjelaskan melalui sistem ini, seluruh surat dapat terekam atau terlacak sampaikan dengan disposisinya, kemudian penugasan, termasuk pengerjaaannya dapat di-tracing. “Sehingga steak holder maupun orang yang berkepentingan dengan surat itu dapat terlayani dengan bagus,” katanya.
Pengembangan sistem ini tidak ada tantangan yang berarti. UPT TIK hanya melakukan penyamaan perspeksi antara progremer dengan proses persuaran secara manual yang berjalan selama ini. “Mungkin ke depan tantangannya adalah saat implementasi, karena ini secara tidak langsung akan mengubah kebiasaan teman-teman yang awalnya manual harus beralih ke sistem persuratan ini,” ungkapnya.
Ke depan, imbuh Laba Jayanta akan diupayakan ada penambahan fitur pada sistem ini, terutama dalam hal sinkonisasi dengan sistem e-Ganesha. “Sehingga sistem notifikasi bisa langsung masuk ke sistem pimpinan maupun pihak terkait lainnya, sehingga surat tersebut bisa langsung di proses. Kemudian juga sinkron dengan google kalender sehingga nanti jika ada undangan rapat dan lainnya bisa langsung menjadi agenda di moblie atau aplikasi masing-masing pengguna,” imbuhnya.
Kepala Biro AKPK Undiksha, I Made Yasa yang mewakili Wakil Rektor Prof. Lasmawan menyampaikan sistem persuratan ini adalah sebagai bentuk tindaklanjut dari layanan e-Office yang sudah dicanangkan Undiksha sejak tahun 2018. Melalui sistem tersebut, pelayanan administrasi Undiksha diharapkan dapat semakin efektif dan efesien. “Ini arahnya efesiensi kinerja. Kami berharap sistem ini dapat dimanfaatkan dengan baik oleh bagian dan staf terkait,” ungkapnya.
Ia juga berharap sistem ini dapat terus dikembangkan dan cakupan layanannnya dapat lebih luas. Melalui sosialisasi ini, penerapan sistem persuratan diwajibkan sudah efektif per 1 April 2023. UPT TIK sebagai pengembang sistem diharapkan untuk memberikan pendampingan. (hms)
