Singaraja- Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) memberikan perhatian serius terhadap bidang kearsipan. Pengelolaannya ke depan diinginkan semakin baik dan semakin maksimal. Mendukung hal tersebut, perguruan tinggi di bentangan Bali Utara ini merancang Peraturan Rektor tentang Jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha. Rancangan peraturan tersebut sedang di-review dan dibahas secara mendalam melalui FGD, Kamis (15/9/2022).
Ketua Tim Pengelola Kearsipan, I Made Yoga Yasa, S.T.,M.T., menjelaskan sebagai lembaga pendidikan dan pelayanan publik, Undiksha mengelola berbagai jenis arsip yang sangat dibutuhkan dalam melengkapi administrasi maupun lainnya. Disisi lain, terdapat pula arsip yang mengalami penyusutan. Atas hal tersebut, pengelolaannya perlu dipayungi dengan peraturan. “Dengan adanya peraturan, kita akan tahu bagaimana mekanisme pengelolaan arsip. Baik mengenai jadwal retensi dan pedoman penyusutannya. Itu sebabnya kami berinisiatif untuk mempersiapkan rancangan peraturannya,” terangnya.
Rancangan peraturan tersebut akan dikaji dan dicermati secara mendalam, menyesuaikan dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 22 Tahun 2015 Tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip. “Rancangan peraturan ini nantinya akan disampaikan kepada Senat Undiksha untuk dibahas lebih lanjut dan setelah persetujuan senat akan diajukan ke ANRI untuk mendapat pertimbangan. Kami berharap nantinya dapat dijadikan sebagai peraturan,” imbuhnya.
Sementara itu, Kepala Biro Umum dan Keuangan Ni Luh Wayan Yasmiati, S.H.,M.Pd., yang hadir pada FGD tersebut memberikan apresiasi atas digagasnya Rancangan Peraturan Rektor tentang Jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha. Hal tersebut menunjukkan Undiksha berkomitmen untuk mewujudkan pengelolaan kearsipan yang terstruktur dan sistematis. “Peraturan ini tentu arahnya untuk menciptakan kinerja yang semakin baik juga di bidang kearsipan,” ujarnya.
Disampaikan lebih lanjut, selain terkait dengan peraturan, dalam pengelolan kearsipan juga sangat perlu didukung dengan inovasi. Salah satunya dengan memanfaatkan teknologi. “Ini untuk memudahkan koordinasi sumber informasi berkesinambungan. Selain itu, dapat dengan tepat menggunakan arsiparis sebagai SDM kearsipan yang lebih efisien dalam akusisi arsip, pengelolan arsip, informasi arsip dan pemusnahannya” imbuhnya. (hms)
